Dirección de proyectos “lean” en 4 sencillos pasos

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¿Cuál es la regla más importante en cualquier negocio? Sé organizada. Es fácil de decir, pero un poco más complicado de aplicar. Sigue estos cuatro sencillos pasos para ser más eficiente. Empieza hoy.

Por Liz Pearce (CEO, LiquidPlanner)

Si el éxito de un negocio viniera provocado por lo innovadora o transformadora que es tu idea…, para muchos emprendedores la idea en sí misma es una fuerza impulsora. Están motivados por la posibilidad de cambiar el mundo si la idea se convirtiese en realidad. Algunas personas llaman a esto “la visión.” Pero sabemos que en la práctica, incluso las ideas más brillantes se desvanecen si nadie las pone en acción.

Para una startup o un pequeño negocio, pasar de la idea a la puesta en marcha requiere alinear muchas cosas: condiciones económicas, velocidad de la innovación, disponibilidad de talento, búsqueda de financiación y más. Es una lista bastante desalentadora teniendo en cuenta que ninguno de esos factores están realmente bajo tu control control. Por suerte, la única cosa que te permitirá superar o sortear esos obstáculos es algo que sí puedes controlar: una excelente ejecución del proyecto.

No importa en qué etapa del juego te encuentres. La gran cantidad y variedad de temas y tareas a las que tienes que enfrentarte como fundadora de tu negocio es asombrosa. Diseño de producto, marketing, captación de clientes, atención al cliente, el equipo, la financiación … y podría seguir. Y ninguna de esas áreas puede ser ignorada durante un período muy prolongado de tiempo. Muchos equipos tratan de gestionar su trabajo con una mezcolanza de pizarras, post-its, hojas de cálculo y correos electrónicos, pero abordar la gestión de esta manera es como llevar un cuchillo a un tiroteo.

Como nos hemos pasado los últimos seis años construyendo una empresa, hemos aprendido que ejecutamos mejor cuando seguimos un método “lean” de dirección de proyectos: organizar, priorizar, una única tarea, repetir. No se trata de trabajar más, sino de trabajar de forma más inteligente. A continuación, un vistazo rápido sobre la forma de trabajar en cada una de las cuatro etapas:

1. Organiza tus ideas y tareas en categorías

Agrupa el trabajo que ya tienes en tu lista de tareas en áreas lógicas. Al principio puede parecer una exageración organizar las tareas en segmentos, pero muy pronto se llega a un punto en el que una lista plana no es suficiente. La agrupación te permite pensar de manera integral sobre las áreas de tu negocio, encontrar cosas, y gestionar una gran cantidad de tareas.

Tómate unos minutos para sentarte con tus socios o equipo para decidir qué categorías tiene sentido para vosotros y empezar la estandarización de vuestro propio método de organización.

2. Prioriza tu trabajo

Ahora que tu lista está organizada, analiza las oportunidades y compromisos para determinar lo que hay que hacer primero. Trabaja para encontrar un equilibrio entre lo “urgente” y lo “importante”, poniendo especial atención a lo que interesará a la mayoría.

Tu lista probablemente estará compuesta por tareas de diferentes áreas, ¡ eso está bien! Para los emprendedores, el cambio de contexto es una habilidad importante. Si tú y tu equipo tenéis claro cuáles son las tres-cinco tareas prioritarias, podréis tomar mejores decisiones en grupo.

3. Refina

La fragmentación es el enemigo de la productividad. Se ha demostrado que se es más productivo si limitas las distracciones y detienes el cambio entre tareas. Es por eso que una vez que hayas hecho tu lista de prioridades, vale la pena abordarla de arriba a abajo. Bloquea y reserva bloques de tiempo sin reuniones. Cierra su correo electrónico, tu TweetDeck y Facebook. Silencia el teléfono. Usa auriculares y encuentra un lugar tranquilo para trabajar.

Las emprendedoras de éxito tienen el hábito de reservar tiempo en sus agendas para trabajar profundamente enfocadas en la tarea. Cuando se trata de ejecutar al máximo, la “procastinación” no es tu amiga..

4. Repite

No te engañes a ti misma pensando que puedes llevar a cabo este plan una sola vez y funcionará. Por el contrario, tu plan es como un jardín. Para que funcione, hay que estar continuamente retirando las malas hierbas y plantando nuevas semillas. Eso significa deshacerse de las tareas obsoletas o prioridades fuera de fecha. Y seguirán llegando nuevas ideas y tareas que tendrán que ser organizadas y priorizadas. Quién sabe, tal vez la nueva idea lo cambie todo. Unos cuantos minutos haciendo esta selección, esta “curación” de ideas, asegurará que todos en tu equipo, incluso si sólo sois dos, tengan una visión completa y global de lo que es importante.

Estarás pensando, “todo esto suena facilísimo sobre el papel, pero cada vez que tratamos de ser más organizados y más productivos, fracasamos”. No estás sola, mejorar tu productividad y la de tu equipo es casi una industria en sí misma. Nuestro equipo se ha pasado seis años trabajando para ayudar a otros a solucionar este problema, ¡así que sabemos perfectamente lo que sientes! Al mismo tiempo, hemos visto un sinnúmero de equipos con la firme determinación de incrementar su nivel de ejecución y hemos sido testigos de su éxito éxito. Si lo haces, necesitarás trabajo duro, disciplina y agilidad, pero la recompensa – ver esa visión hecha realidad – hará que el esfuerzo merezca la pena.

Nota de la editora: ¿Cuáles son tus trucos para ser más productiva e impedir que tu lista de tareas te termine venciendo? Escríbenos a editora@ellas2.org.

Ellas² – Dirección de proyectos “lean” en 4 sencillos pasos.

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